Pengembalian Bahan Pustaka di Perpustakaan

Pengembalian bahan pustaka merupakan salah satu kegiatan yang ada di perpustakaan dalam pelayanan sirkulasi, dimana seorang pemustaka akan mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya sesuai dengan batas waktu yang telah ditentukan oleh pihak perpustakaan.

A.    Prosedur Pengembalian Bahan Pustaka

              Bebeapa prosedur dalam pengembalian bahan pustaka adalah sebagai berikut (Albani, 2017):

1)  Memeriksa dan mengecek tanggal akhir peminjaman apakah peminjam tepat mengembalikan buku sesuai dengan tanggal yang tertera dalam kartu peminjaman,

2)  Kartu diambil dalam laci peminjaman dan dimasukkan kedalam kantong buku setelah diadakan pencoretan yang diperlukan pada tanggal pengembaliannya.

3)  Kartu regestrasi peminjaman diambil dari laci peminjaman kemudian seperti halnya pad kartu buku dilakukan pula pencoretan catatan tentang buku bersangkutan. Setelah itu petugas peminjaman segera mengembalikannya untuk di-file pada laci peminjaman.

4)  Kartu peminjaman yang ada pada buku diberi pencoretan yang diperluas seperti halnya kedua kartu sebelumnya. Setelah itu, buku disimpan pada rak-rak buku sesuai dengan sistem yang digunakan.

B.     Perkembangan Sistem Pengembalian Bahan Pustaka

               Adapun sistem pengembalian yang selama ini berkembang, antara lain (Jundiah, 2015):

-     Sistem buku besar

      Pustakawan mengecek siapa nama peminjam, buku yang dipinjam, dan tanggal pengembaliannya.

      Jika semua sudah sesuai maka pustakawan kemudian menandai data tersebut.

-     Sistem Browne

     Pada sistem ini setiap anggota perpustakaan akan mendapatkan 2-4 tiket/kartu anggota/pembaca. Banyaknya tiket yang diperoleh tergantung dari kebijakan perpustakaan terhadap banyaknya jumlah koleksi yang boleh dipinjam. Tiket anggota/pembaca berisi nama, alamat, dan nomor anggota. Tiket anggota ini berbentuk kantong. Selain tiket anggota terdapat pula kantong buku, kartu buku, dan slip tanggal. Pada saat pemustaka melakukan peminjaman, pemustaka menyerahkan tiket anggota, lalu kartu buku diambil dari kantong buku dan dimasukkan ke tiket anggota, kemudian tanggal kembali dibubuhkan pada slip tanggal. Setelah itu, kartu anggota dimasukkan dalam laci tanggal pengembalian yang dijajarkan menurut nomor panggil. Jika pemustaka mengembalikan buku, maka pustakawan mengambil kartu buku dari jajarannya dan dimasukkan kembali ke kantong buku, kemudian kartu anggota dikembalikan kepada peminjam.

-    Photocharging atau peminjaman berbasis sistem foto

   Pengembalian sistem ini dapat dilakukan dengan cara pemustaka menyerahkan koleksi yang dipinjam ke meja sirkulasi.

-    Sistem Newark

     Proses pengembalian sistem ini, yaitu:

   1)   Buku dilihat slip batas waktu peminjamannya, jika melebihi batas waktu peminjaman maka harus membayar denda.

    2)     Kartu anggota peminjaman dibubuhi stempel tanggal kembali agar ia tidak terkena denda.

   3)   Kartu buku yang disusun menurut tanggal kembali dicabut, dikembalikan ke dalam kantong buku lagi.

-    Sistem Sirkulasi Terotomasi

    Pada pengembalian bahan pustaka pustakawan hanya perlu melakukan pembacaan barcode anggota atau buku saja yang didapat saat proses peminjaman.

C.     Faktor-faktor yang Mempengaruhi Keterlambatan Pengembalian

   Keterlambatan pengembalian bahan pustaka yang terjadi di perpustakaan disebabkan oleh dua faktor, faktor eksternal dan faktor internal (Prasetia, 2017).

   Faktor eksternal berasal dari pemustaka yang merupakan cikal bakal terjadinya keterlambatan, diantaranya karena: kebutuhan akan bahan pustaka (monopoli), bukunya hilang, lupa, sibuk, takut mengembalikan (takut kena denda atau dimarahi), ada rasa ingin memiliki (monopoli), dan rendahnya pengetahuan tentang peraturan sirkulasi.

Faktor internal merupakan faktor dari dalam perpustakaan yang mempengaruhi kasus keterlambatan pengembalian, diantaranya karena:

      a)   Sistem peminjaman yang masih manual menyebabkan sulitnya mendeteksi keterlambatan sehingga  kurang kontrol terhadap peredaran bahan pustaka. Bahan pustaka tandon juga luput dari pengawasan karena tidak diatur sebagaimana mestinya sehingga ikut terpinjam dan sering  terjadi human error menjadikan sistem peminjaman tidak berhasil berperan sebagai kontrol atau sistem kendali sirkulasi.

       b)    Kurangnya intensitas kegiatan penagihan karena tidak  adanya SOP atau prosedur tertulis yang mengatur pelaksanaan kegiatan penagihan seperti waktu pemberian surat tagihan, pelaksana dan penanggung jawab kegiatan penagihan, tidak adanya kegiatan rutin pendeteksian keterlambatan, serta minimnya SDM dan banyaknya tugas administratif sehingga penagihan bahan pustaka kurang diperhatikan.

Daftar Pustaka

Albani, Muhammad Ilyas. 2017. Persepsi Pemustaka Tehadap Layanan Sirkulasi di Perpustakaan Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (Dpad) Kota Tangerang. Jakarta: Jakarta: Skripsi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah.

Jundiah. 2015. Penerapan Layanan Mandiri dalam Sistem Peminjaman dan Pengembalian Koleksi Berbasis RFID pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat. Jakarta: Skripsi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah.

Prasetia, Asri Retnaning. 2017. Studi Tentang Keterlambatan Pengembalian Koleksi dan Dampaknya Terhadap Pelayanan Sirkulasi di Dinas Perpustakaan dan  Kearsipan Kabupaten Magelang. Yogyakarta: Skripsi Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga.